Работа со справочником «Контрагенты»,
или Не поддавайтесь на «провокацию» «1С».
Когда Вы устанавливаете типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 7.7», то в справочнике «Контрагенты» обнаруживаете несколько пустых групп (папок) «Бюджеты и фонды», «Комитенты, доверители», «Покупатели», «Поставщики», «Прочие», «Учредители». Не задумываясь о последствиях, бухгалтер разносит своих контрагентов по соответствующим группам. В результате, если у Вас разнообразные отношения с контрагентом, он может попасть в разные группы, особенно распространено, когда один и тот же контрагент присутствует и в группе «Покупатели», и в группе «Поставщики».
К чему приводит появление «дублей» в справочнике «Контрагенты».
1. Вы никогда не получите нормальный акт сверки.
2. У Вас не будет полной картины расчетов с контрагентом, Вы можете получить данные только по каждому «дублю» отдельно.
3. При взаимозачетах типа покупка-продажа с одним и тем же контрагентом нужно будет помнить, что контрагент «Рога и Копыта» покупатель находится в одной папке, а «Рога и Копыта» поставщик – в другой. Если Вы делаете взаимозачет через документ «Корректировка задолженности», то там возможная ошибка отслеживается, а вот если Вы предпочитаете делать взаимозачет операцией, введенной вручную, то ошибки неизбежны: операция типа Д 60.1 К 62.1 где и по дебету, и по кредиту фигурирует, скажем «Рога и Копыта»-покупатель Вам гарантирована. Следовательно искажаются обороты по тем счетам, по которым проводился взаимозачет (как правило, 60, 62, 76.5).
Если дополнительно к «спровоцированным» «дублям» появляются еще и «дубли» занесенные нерадивыми пользователями из-за того, что те не нашли нужного контрагента и завели своего, то картина становится еще более запутанной.
4. Перестают нормально формироваться книга продаж и книга покупок, потому что программа считает каждую новую запись в справочник «Контрагенты» как отдельного самостоятельного контрагента, в результате оплата может быть по одному контрагенту (ООО «Рога и Копыта»), поступление МПЗ по другому, а то и по нескольким (Рога и Копыта и «Рога и Копыта»), отгрузка по пятому или десятому (ООО Рога и Копыта).
5. Искажены практически все счета, связанные с расчетами с контрагентами.
Результат – проблемы с формированием декларации по НДС, жуткие проблемы с оценкой взаимозачетов между контрагентами (следовательно ошибки при формировании декларации по НДС).
Что делать?!
1. Разработать методику формирования записей в справочнике «Контрагенты» для того, чтобы любой пользователь заносил контрагентов в справочник строго в соответствии с этой методикой. Что можно посоветовать.
1.1. Использовать только полное наименование контрагента. В этом случае Вы не ломая голову над методикой избавлены от «дублей», но тогда практически не используется функция быстрого поиска в справочнике, когда набирая первые буквы контрагента, Вы практически сразу находите нужного, а тут, поди упомни, «Рога и Копыта» это ООО, ЗАО или ОАО.
1.2. Использовать для краткого наименования контрагента ключевое слово, например, у Вас есть несколько контрагентов полное наименование которых:
- МУЗ городская стоматологическая поликлиника №1
- МУЗ Детская стоматологическая поликлиника № 2
- МУЗ Поликлиника № 3
- МУЗ Детская поликлиника № 4
Можно сформировать справочник таким образом:
- Детская поликлиника № 4
- Детская стоматологическая поликлиника № 2
- Поликлиника № 3
- Стоматологическая поликлиника №1
В качестве ключевых слов мы выбрали профиль поликлиники (детская, стоматологическая – «детская» доминирует, подчиненность – «городская» - мы проигнорировали).
Можно сформировать справочник таким образом:
- Детская поликлиника № 4
- Поликлиника № 3
- Стоматологическая детская поликлиника № 2
- Стоматологическая поликлиника №1
Доминирует профиль «стоматологическая».
Не рекомендуем в качестве ключевого слова выбирать «поликлиника»
1.3. Как расширенный вариант п.1.2., указать в методике правила выбора ключевых слов для организаций с длинными названиями, например, в Вашей методичке может быть примерно такой текст: «Для поликлиник в первую очередь указывать профиль поликлиники (детская, если поликлиника не детская профиль не указывать), затем специализацию (стоматологическая, если поликлиника общего назначения, специализацию не указывать), затем региональная подчиненность (районная, городская, областная), затем слово «поликлиника», затем знак «№» и через пробел номер поликлиники». При таком подходе действия пользователей, заносящих в справочник «Контрагенты» новую запись будут строго регламентированы, и Вам будет с кого спрашивать, если запись справочника будет отличаться от заданной. Пользователи привыкнув будут быстро находить нужного контрагента. (Необходимое замечание: текст, приведенный в качестве примера, высосан из пальца, автор не является специалистом в области здравоохранения и не несет ответственности за неправильное применение терминов «профиль», «специализация» и т.п.)
1.4. В кратком наименовании отказаться от применения кавычек, т.е. вместо «Рога и Копыта» писать Рога и Копыта.
1.5. Если встречаются контрагенты со схожими наименованиями (,что случается), то возможны два варианта.
1.5.1. Одинаковое название организаций разного вида собственности, например ООО и ЗАО. В этом случае лучше писать краткое наименование, помещая название вперед, а вид следом, и опять же не использовать кавычки. ООО «Конус» и ЗАО «Конус» вводить как Конус ООО и Конус ЗАО.
1.5.2. Схожие названия, различающиеся ведущими словами, лучше писать, как есть. Например, Технология и Новая технология.
2. Отказаться от группировки контрагентов. Никаких дополнительных групп (папок)! Не провоцируйте появление «дублей», а значит и ошибок. Справочник «Контрагенты должен быть одноуровневый.
3. Назначить ответственного за ведение справочника «Контрагенты», в обязанности которого будет входить поиск и ликвидация «дублей», контроль правильности написания наименования контрагентов.
4. Подойти к вопросу с максимальной строгостью: закрепить распоряжением по бухгалтерии (по предприятию – в зависимости от широты использования 1С) порядка ведения справочника «Контрагенты».
5. Применяйте дополнительные обработки для контроля справочника: поиск «дублей», замена значений субконто (перед ликвидацией «дубля»), контроль ИНН и др.
Удачи Вам!
